Категории — общий список для всех карточек. Новую карточку можно отнести только к уже существующей категории; новые категории создаются здесь. Переименование или смена градации применяется сразу ко всем карточкам этой категории.

Группирую категории, которые, скорее всего, обозначают одно и то же (разница только в пробелах/регистре/слэше/эмодзи). Выбери эталонное написание в каждой группе и нажми «Объединить» — все карточки этой группы получат одинаковую категорию, а дублирующие категории удалятся.